Zes valkuilen waar je om moet denken als je met een Duitser samenwerkt

‘Dat komt wel goed’ denken Nederlanders vaak als het over zakelijke contacten met Duitsers gaat. Maar is dat echt zo? Onze oosterburen mogen dan qua taal en cultuur enigszins op ons lijken, de interculturele valkuilen zijn vaak groter dan gedacht

Zakelijk gezien zijn Duitsers op een aantal vlakken heel anders dan Nederlanders. Dus: zonder stropdas naar een afspraak en je Duitse zakenpartner direct op zijn Nederlands tutoyeren? Of toch maar beter van niet? Hieronder een aantal veel voorkomende valkuilen op een rij.

1. Siezen of Duzen?

Voor Duitsers is het belangrijk dat hun zakenpartner serieus is en deskundigheid uitstraalt. In het verlengde van de deskundigheid die van handelspartners wordt verwacht, is er ook een verschil in aanspreekvormen tussen beide landen. Waar in Nederland de keuze tussen ‘je’ of ‘u’ in de regel afhangt van de leeftijd van een gesprekspartner, bestaan er in Duitsland veel striktere ‘regels’ voor het gebruik van ‘je’ of ‘u’. Zo worden collega’s bij conservatieve bedrijven op de werkvloer vaak nog met u aangesproken, ofwel ‘gesiezt’ en wordt er veel waarde gehecht aan academische titels. Dit is echter langzaam aan het veranderen, op de werkvloer wordt steeds meer ‘geduzt’.

2. Gebrekkige voorbereiding op meetings

Deskundigheid is ook van groot belang bij onderhandelingen en presentaties: een presentatie waarin een fantastisch concept wordt voorgesteld, maar niet wordt ingegaan op de specificaties, slaat de plank volkomen mis. Duitsers willen dat er wordt ingegaan op het zogenoemde ‘Fachwissen’, dus de kennis die nodig is om een project te uit te voeren.

Ook op commercieel vlak is dit verschil duidelijk aanwezig. Een Nederlandse verkoper zal zijn helikopterview en ‘het lukt wel’-houding moeten inwisselen voor een gedegen voorbereiding en vakinhoudelijke aanpak om in Duitsland succesvol te zijn.

De discussiecultuur is ook anders in Nederland. In Duitsland worden zaken tijdens vergaderingen direct aangekaart. In Nederland kan de bespreking meerdere kanten opgaan en worden uiteenlopende discussiepunten tijdens vergaderingen besproken, terwijl afzonderlijke thema’s in Duitsland juist vaak worden opgeknipt en toegewezen aan kleinere groepen.

3. Hiërarchie

In Duitsland geldt over het algemeen een sterkere hiërarchische bedrijfsstructuur dan in Nederland. Beslissingen worden vaak al voorafgaand aan een vergadering gemaakt, veelal door de directeur zelf.

Wanneer de bespreking niet met de eindverantwoordelijke of directeur plaats vindt, moeten de plannen eerst door de verschillende afdelingen en de directeur worden goedgekeurd. Een snelle terugkoppeling is er dan hoogstwaarschijnlijk niet bij.

4. Belang van investeren in zakelijke relaties

Jarenlange samenwerking, gebaseerd op vertrouwen, geniet een hoge mate van waardering en wordt niet snel opzij gezet. Er wordt echt in geïnvesteerd. Daarbij zijn zakelijke diners in een goed restaurant zeer belangrijk. Duitsers willen zo laten zien dat ze niet alleen de aanwezigheid van hun zakenpartner bij het diner waarderen, maar ook bereid zijn daarvoor veel geld uit te geven. Andersom moet je als Nederlander dus niet aankomen met een koffietafel en broodjes voor de lunch.

Waar men in Nederland overigens tijd en moeite investeert in het kennismakingsproces met een eventueel handelscontact, komt men in Duitsland veel sneller dan in Nederland tot waar het echt over gaat.

5. Ordelijkheid

Mede ten gevolge van de ondernemingsstructuren zijn Duitsers zeer geordend en systematisch ingesteld en zien vanaf het begin af aan alles graag goed georganiseerd en gepland. Uiteraard dient men zich dan vervolgens ook aan deze planning te houden en hiervan uitsluitend in uitzonderlijke gevallen, en bovendien in overleg met een hogergeplaatste in de onderneming, af te wijken.

Aan een project gaat een grondige voorbereiding vooraf. Het vastleggen van schriftelijke afspraken is daarbij logisch. Meestal zijn meerdere afdelingen en personen bij een zakenvoorstel betrokken. De uiteindelijke beslisser is vaak de directeur. Neem de tijd voor dit proces. Nederlanders hebben over het algemeen meer een mentaliteit van ‘we kijken wel waar het schip strandt’.

6. Belang van de uiterlijke verschijning

Voor Duitsers is het – soms meer dan voor Nederlanders – erg belangrijk om deskundigheid uit te stralen. Waar in Nederland een academische titel of de auto waarmee je naar een afspraak komt van minder groot belang is, wordt hier in Duitsland veelal waarde aan gehecht. Het is voor Nederlandse managers en ondernemers van bijzonder groot belang zich bewust te zijn van zulke verschillen voordat zij op bezoek gaan bij een Duitse zakenpartner.

Conclusie

Flexibiliteit en pragmatisme tegenover structuur en regels. Zo kun je de verschillen tussen de Nederlandse en de Duitse zakencultuur het best typeren. De praktijk leert dat kennis van en begrip voor interculturele verschillen veel misverstanden voorkomt. Dit maakt het zakendoen met de grote buur aanzienlijk makkelijker.

Tekst: DNHK