De effectiviteit van thuiswerken: zo begeleid je je medewerkers
Geen reistijd en weinig afleiding – thuiswerken kan heel effectief zijn. Maar het meest essentieel wanneer je thuiswerkt? Communicatie!
Wij spraken hierover met thuiswerk-expert en DNHK-lid Vanad Group. Al sinds tien jaar werkt vijftig procent van hun medewerkers thuis – waar zij zich grotendeels bezighouden met klantenservice en customer experience. “En we ontdekken nog steeds hoe het thuiswerken beter kan”, vertelt Steffi Brodkorb, international manager van de Vanad Groep. Wat daarbij vooral belangrijk is, is hoe je communiceert, welke middelen je gebruikt en dat de techniek goed werkt.
“De rode draad is echter altijd je medewerkers gemotiveerd en betrokken houden.” De geboren Thüringse vertelt dat ze veel terugkijken naar de afgelopen tien jaar en uitkomsten van hun enquêtes zorgvuldig analyseren. Een aantal belangrijke aspecten deelt ze graag met ons:
- Blijf zichtbaar en communiceer
Communiceer met je medewerkers, zorg dat ze op de hoogte zijn van veranderingen, geef tips en organiseer eventueel digitale borrels – zorg dat de medewerkers betrokken blijven. Natuurlijk moeten aan de andere kant de werknemers ook zorgen dat zij zichtbaar zijn.
De een is daar beter in dan de ander. Bij Vanad selecteren wij ons personeel op mensen die goed zijn in thuiswerken: ze zorgen zelf voor een goede werkplek, kunnen hun tijd efficiënt indelen en communiceren makkelijk via digitale kanalen. Ze functioneren als het ware als eigen ondernemers.
In de huidige situatie moet iedereen dit kunnen, dat maakt het lastiger. Dat geldt voor zowel de manager als voor de werknemer. Er is nogal een verschil als je zichtbaar op kantoor bent of onzichtbaar thuis. Zo komt de medewerker zijn collega niet meer tegen bij de koffieautomaat die hij snel kan vragen of zij zijn mailtje al heeft gelezen. Daarom is het belangrijk dat het team veel met elkaar deelt: laat het weten wanneer je een bepaalde taak oppakt en hou elkaar op de hoogte over de voortgang. Medewerkers moeten voelen dat ze nog steeds onderdeel zijn van een team. Zonder goed te communiceren vervaagt het teamgevoel en gaan mensen langs elkaar heen werken. Laat je horen en neem actief deel aan (chat)gesprekken – dat geldt voor zowel de werkgever als de medewerkers.
- Zorg voor een goede werkplek en werkende techniek
Maar dan moet de techniek wel werken. Niets is frustrerender dan dat je gemotiveerd aan de slag wilt, maar de techniek het laat afweten. Bij plannen voor thuiswerken moet vanaf het eerste moment de IT meegenomen worden. Het gaat daarbij niet alleen om beveiligde computers, maar ook dat de medewerkers goed toegang hebben tot de systemen. Om opstartproblemen te voorkomen, moet dat vooraf getest worden. Je kunt daarbij een plan maken waarin je medewerkers zo goed mogelijk voorbereidt op wat mis kan gaan.
Naast techniek is ook meubilair belangrijk. Bij een dagje thuiswerken, kan dit misschien nog aan de keukentafel, maar als medewerkers voor langere tijd thuis aan de slag gaan, hebben ze een goed bureau en een goede stoel nodig – bij voorkeur in een aparte ruimte, zodat ze aan het einde van de werkdag de deur achter zich dicht kunnen trekken.
Ook hierover moeten de communicatielijnen open blijven. Hoe vergaat het de werknemer thuis, voelt hij of zij zich prettig in de situatie? Als een medewerker ziet dat de manager belt en hij denkt ‘nu moet ik zeggen wat ik allemaal heb gedaan’, levert dat extra stress. Wanneer bespreek je resultaten en wanneer gaat het over de mensen? Dat is heel belangrijk en draagt bij aan een sterk teamgevoel.
- Zorg voor structuur
Wat je ook doet en hoe je situatie ook is: maak een planning en zorg voor structuur. Op basis van omstandigheden kun je daar maatwerk van maken. Inmiddels gaan de meeste kinderen weer naar school, maar als een aantal van de medewerkers thuis ook nog zorgtaken heeft, is een goede planning, maar ook wederzijds begrip onmisbaar.
Toekomst van thuiswerken
Volgens Brodkorb zal het thuiswerken ook in de toekomst een prominente plek houden in het arbeidsleven. “Zowel werkgevers als werknemers hebben het nu kunnen uitproberen en de voor- en nadelen ervaren”. Geen reistijd meer, de eigen tijd indelen en het werk beter op privé aansluiten, dat werkt voor veel mensen een stuk efficiënter.
“Wij zien ontzettend veel voordelen in thuiswerken – bij ons gaat het werk 24 uur per dag en zeven dagen in de week door”. Brodkorb legt uit dat dat een belangrijke reden is waarom Vanad al relatief vroeg is begonnen met het mogelijk maken van thuiswerken. “En door thuiswerken aan te bieden, heb je geografisch een veel grotere vijver waaruit je talent kunt vissen.” Daardoor kunnen ze ook klantenservice in meerdere talen aanbieden.
Of Nederlanders het thuiswerken makkelijker oppakken dan Duitsers? “Je zou het misschien denken, maar uit onze enquête blijkt dat juist Duitsers tevredener zijn over thuiswerken dan Nederlanders”, vertelt Brodkorb. “De digitalisering en daarmee ook de thuiswerkmogelijkheden zijn dankzij de coronacrisis in elk geval in een stroomversnelling gekomen – dat geldt voor beide landen.”
Tekst: Hendrike Oosterhof
Foto: Pexels
Wilt u ook lid worden van het grootste Duits-Nederlandse netwerk? Op de DNHK-website vindt u alle voordelen, en actuele informatie over Corona maatregelen die de Duitse overheid neemt om bedrijven tijdens de crisis te ondersteunen.
Contactpersoon
